明けましておめでとうございます。
年末年始に酷い風邪を引いた、経営管理部のKです。
仕事納めの日に会社からサプライズで全員にお年玉が配られたのですが、せっかく頂いたその半分を通院と薬によって即行で失い、悲しみに暮れています。
みんなはあんなに楽しそうなお正月すごしてたのになぁ……。
個人的にはまだ2017年12月40日くらいの気持ちを若干引きずっていますが、エルプランニングは2018年を飛躍の年にするべく、引き続き精進して参ります。
本年も変わらぬご支援をどうぞよろしくお願いいたします。
さて、今回は若手向け研修第５弾のお話です。
エルプランニングでは、社会人１～２年目の若手を対象に改めて「プロフェッショナル集団を目指す」ための研修を行っています。
講師は和田副社長です。
↓これまでの様子↓
前回のテーマは「顧客対応の基礎」についてのお話でした。
今回のテーマは「タイムベースマネジメントの基礎」です。
今までの流れの復習
これまでの研修では、小手先のテクニックではなく「考え方」そのものが大事だという話がされてきました。
「責任感」を持つ
→ミスをしないように工夫する
→自学自習によって自分を磨き続ける
→納期を守る（今回の内容）
これができるようになると、「仕事」を任されるようになります。
そして更に、
「思いやり」を持つ
→挨拶
→気配り
→相手の気持ちを察する
これができるようになると、「人」を任されるようになります。
この２つができるようになると「部下」がつくようになります。
28～30歳までにそうなることを目指してほしいという副社長の考えが共有されてきました。
「タイムベースマネジメント」の基礎
そこに早くたどり着くためには「時間の使い方」も見直さなければなりません。
先ほどの振り返りの中に、「納期を守る」という項目が新たに追加されました。
今回は、納期を守るために限られた時間をどう使うかというお話です。
時間は平等です。
漫然としていても、一生懸命仕事をしていても同じように時間はすぎていきます。
１日の労働は８時間です（当社の場合）。
エルプランニングでは残業を推奨していないので、これ以上時間を増やすことを考えるのではなく、密度を上げることを考える必要があります。
また、仕事を遅くまでやって帰って「疲れたな」と思ってダラダラするときも、「あえてダラダラしよう」と決めてダラダラしていないと自分が休んでいるのか何をしているのかだんだんわからなくなってしまうといいます。
自分で決めてダラダラしていたのであれば「あ～よく休めた。よかった」と思えますが、目的もなくダラダラしてしまうと「さっきの時間で◯◯ができたかもしれない」とあとで思いついてなんだか後悔してしまうことはありませんか？
かと言って、張り詰めすぎても効率は下がってしまうのですが……。
１日のうちのどこでアクセルを踏んで、どこで気を抜くか、意識してメリハリをつけて効率を上げていきたいですよね。
時間を「マネジメントすること」と「コントロールすること」の違い
副社長曰く、マネジメントとコントロールは違うものだそうです。
コントロールとは、たとえば子どもの頃に決めた夏休みの計画に似ています。
何時に起きてラジオ体操に行き、何時から宿題をするか……この考え方は「時間のコントロール」です。
仕事のときも何時から何時はこの仕事をする、と同じように考える人もいるかもしれません。
しかし決めた仕事を決めた時間に行うだけでは、そこで成長は止まってしまいます。
より仕事がデキる人財に成長したいのであれば、時間をマネジメントすることも考えるべきです。
マネジメントとは、成果に責任を持つこと。
マネジメントの父、ドラッガーが「マネージャーとは組織の成果に責任を持つ者」と定義しているので、マネジメントとは目標・時間・人を管理するだけでなくどうしたら成果が出せるかまで考えることであると言っても差し支えないでしょう。
それを踏まえると、「時間のマネジメント」とは、たとえば仕事を１時間でやる必要が出てきたとき、それを30分でできないかと考えることです。
時給的発想概念＆納期を守る
自分の時給が1時間1000円だとしたら、1時間かかる仕事を30分で行えば1時間で2000円分の働きができるようになるということになります。
すぐに成果につながることは難しいかもしれませんが、自分の意識の中では自分の時給を上げているのだと考える癖を持っていると、徐々に本当に1時間の仕事を30分でできるようになり、それに周りも気づきはじめ、評価も変わってきます。
余った30分で日頃から「こういうことをすると良い仕事ができるだろう」という提案を考え、付加価値の高い仕事ができるように心がけることも大切です。
やがて、この考え方を持って常々やりたいと思っていた付加価値の高い仕事をするようになると、部下をつけられるようになります。
「本当に価値のあるのあるものに時間を使えるようになると、仕事も人も任されるようになる」と副社長はお話していました。
さらに、副社長の経験上、「人が１日に最も集中できる時間はわずか20％しかない」のだそうです。
１日８時間労働に通勤時間を足して10時間とすると、約２時間。
本人の性格や体質によってその２時間がまとめてやってくるか、30分毎に細切れにやってくるか、何時にやってくるのかが変わってくるそうなので、自分自身で自分が最も調子が良いと思う時間を見つけましょう。
その最も調子が良い時間に最も重要な仕事をすると、最も効率が上がります。
その時間以外の、お腹がいっぱいで眠くなるようなどうしても効率が落ちる時間には、あまりクリエイティブな発想を要しないルーチンワークを当てるなどして、業務の取り組み方にもメリハリをつけるのがポイントとのことでした。
そうは言っても仕事には納期がつきもの。
つまり、少し難しくなりますが、時間のマネジメントと納期厳守を両立させるという発想が重要になってきます。
「納期からかかる工数を逆算して取り組む日程を決める」という手法は鉄板ですが、それ以上にどの順番で何をするかも工夫しましょう。
副社長のおすすめは、優先順位だけでなく、劣後順位もつけることだといいます。
優先順位が高く、時間がかかるものを先にやるだけでなく、後回しにできるものを一度見切るという考え方も必要です。
計画を立てる際は、一番時間がかかる優先順位の高いものに何時間かけることができるかをまず決めてから組み立てていくと、うまくいきやすいとのことでした。
そして「納期を守る」ことで責任感が上がり、より仕事を任される人になる。
こうしてまた１つ具体的なメソッドが「プロフェッショナルになるにはどうしたら良いか」というテーマにつながりました。
参加者の感想
今回インタビューをお願いしたのは、営業部のHさんです。
新卒で入社した直後は営業事務を担当していましたが、約１年後、元々採用時に決まっていた営業職へと異動になりました。
そんな経歴のHさんならではの悩みがあるようで……？
K：今回の研修で印象に残っている話はありますか？
H：人は１日20％しか集中できないとおっしゃっていたと思うんですけど、意外と短いなっていうのはありましたね。
それを努力で倍にできるという話もあったんですけど、あーそんなもんなんだと思って……。
K：普段、その20％＝2時間を体感していますか？
H：普段はあまり集中しているな、していないなっていうのは気にしたことがなかったです。お客様への提案資料を作っているときはちゃんと集中しているし……。
あまり時間で自分が集中している、していないを計ったことがないですね。
自分がどの時間に集中できるのかを把握して、大事な仕事をその時間にすることができるように、まずはそこを把握しないといけないなと思いました。
K：そうですね。まずは知るところからですね。あと研修全体は全７回なのでそろそろ終盤に差し掛かりました。自分の中で意識が変わった、普段の業務に取り入れて活かせたということはありますか？
H：研修ももちろん影響は受けているんですけど、研修を受けたあとブログで読むみんなの感想にも刺激を受けました。
K：ええっ！ 嬉しいなあ。やっててよかった（笑）ありがとうございます！
H：「あ～こんなこと考えて仕事やってるんだな」とか「すごいな」と思う部分があったりとか「ここは一緒だな」と思う部分があったりとか……。結構読んじゃいますね（笑）
K：普段飲みに行ってああいう話はしないんですか？
H：しない……（笑）仕事の話もしなくはないですけど。
K：みんな内に秘めているんだ。
H：そうですね。（笑）
K：ちなみに誰のがよかったですか？
H：同期のIは特に。（入社してから今まで意識して取り組んでいたら）「得意分野が４つくらいできてたんじゃない？」とかこんなこと考えたことなかった！
得意分野って自分って何ができるんだろうと考えたことはあるんですけど、じゃあ今まで何ができていただろうっていうところまで考えが及んでいませんでした。
今、営業として半年経ったくらいなので、得意分野１つ作れていたかもしれないんだなって、Iの記事を読んで気づきましたね。
K：そういえば半年経ったんですね。
H： 8ヶ月目くらいですね。
事務との違いは、人としゃべるところ。初めてしゃべる人とは緊張してあまりしゃべれないので、自分はコミュニケーション力がある方ではないと思っていて、苦手意識は今でもあります。
でもできないことを今せっかくやれる機会があるので、自分の中に落とし込んでいきたいと思っています。
K：Hさんに内定を出してから入社してもらうまで会社の状況が少し変わったので、最初は事務をお願いしていましたが、もともと営業志望の上で入社してくれたんですよね。
H：営業を志望していたのは、就活のときから人としゃべる営業への苦手意識はありつつ、でもできるようになりたいなと思っていたからです。
異動の際、部長には「きっちり連絡をとれる。お客様と信頼関係を築いていけると思ったから」と言っていただきました。
K：事務の仕事ぶりからも適性があると評価されたんですね。今、何か困っていることや課題はありますか？
H：社内の人だったらコミュニケーションとれるんですけど、初対面の人、まだお互いに心を開けていない状態の人とのコミュニケーションが課題だなと思っています。
K：お客様への「思いやり」についての話も研修でありましたね。
H：知っている人ならこうしようとイメージしやすいんですけど、初対面の人に「思いやりを意識しよう」とすると押し付けがましくなっちゃうんじゃないかと考えてしまうので、バランスをとるのが難しいなと……。
K：「押し付けがましくなっちゃうんじゃないか」と考える時点で、すでに相手の都合を考える優しさがあって、誠実だなぁと思いますけど。
H：いやあ……。うーん、売りつけに行きたくはないので、難しいです。
自信を持って話せるように、とにかく、もっと場数を踏まなきゃいけないなと思っていますね。
K：なるほど。ありがとうございます。あえて苦手に立ち向かっていこうという姿勢が素敵だなと思う一方で、それでもストレスがかかることもあるんじゃないかなと思うんですが、業務中に切り替えとか、メリハリを意識していることはありますか？
H：仕事中はあまり意識したことはないんですけど……。
気分転換というか、お茶を汲みに行ったりは定期的にしないと集中力が切れちゃうなと思いますね。
普段から意識しているというよりは、「よし、疲れた。お茶汲みに行こう！」っていう程度です。
K：そういえば「意識していない」というワードが随分出てくるんですけど、特別なことだと自覚していないだけで、本当は切り替えがすごく上手なんじゃないですか？
H：いやただ「座りっぱなし疲れたな～。よし、歩こう」ってお手洗い行ったりするくらいですよ。タバコも吸わないので。
K：ああ、なるほど。分煙されているのでタバコ組には席を立ってもらうしかないから、彼らはそれが切り替えになってるんですね、きっと。
H：タバコ吸わない人はお茶汲みに行ったり、お菓子食べたり。
K：エルプランニングは無料の緑茶が置いてあったり、50円でお菓子が買えたりしますからね～。お菓子は何が人気なんですか？
H：えー、なんだろう？ おっ◯っとがあったときは、なぜかみんなおっとっ◯食べてましたけど（笑）
K：じゃがり◯じゃないんだ。絶対じゃが◯こだと思った（笑）
H：じゃ◯りこは常にあるので（笑）誰かが持ってきた差し入れや旅行のお土産もあります。
みんな買ってきてくれる。
K：ふふふ、私は営業部とは違うフロアにいるので、そういう話も聞けるとおもしろいです。ありがとうございます。
最後に、今後の目標などあればうかがってもいいですか？
H：「できない」っていう意識が自分の中で強いのでなくさないといけないなと思っています。
あとは「人に頼り過ぎない」っていうことですね。助けてくれるって甘えないようにしたいです。
同じチームに、同期なんですけど内定もらってからすぐに働いていた人がいるので、自分が一番最後に入ったっていうのもあるし、入社後も事務で入ってそこから営業になったっていうのがあるので、遅れを取っているという意識が――当然遅れは取っているんですけど――そういう意識を持ちすぎてはいけないなと常々思っていて、そこを克服していけたらと思っています。
遅れを取っているという思いが甘えにもつながってしまうので。
K：えらい！ 営業部は研修や勉強会もありますが、OJTが主ですよね。
H：上司についてきてもらったり、上司について行って見せていただいたり、他の人のもついて行ったり、色んな人の商談を見せてもらっています。
上司もそうなんですけど、特に同期がお客さんの前で堂々としゃべっているのを見ると、「ここまで行かないといけないな」と刺激を受けますね。
自分の数字もまだ小さいので、上げて達成していきたいです。
K：自分の売上との孤独な戦いになるというよりは、サポートもあって、ライバルもいて、手前味噌ですけど、いい環境ですよね。
H：だからこそ甘えないように、何かをするのに尻込みしない、何かをするのに「難しい」「怖い」「嫌だな」と思わないで「やってみよう！」と思えるくらいの自信がほしい。
自信がないなら自信を持つために行動しないといけないなというのが課題ですね。
技術の勉強はもっとしたいです。サービスの説明も自信を持って話せないといけないですし
トータルで提案するコンサルのような営業になるので、技術の勉強は大切です。
エルプランニングはみんな仲が良くて、ガツガツ「仕事してます！」みたいな思い詰めたような雰囲気もない。
でも頭の中でちゃんと考えている人たちがいっぱいいるのは良いところですよね。
能ある鷹は爪を隠すじゃないですけど、無言実行のカッコよさはあります。
私も「早く一人前にならなきゃ！」と思います！
K：それだけ自分を客観的に見れていて、課題が明確になっていればあとはやるだけですから、きっとすぐなれると思いますよ！ 本日はありがとうございました。
「無言実行のカッコよさ」は、ちょうど私もインタビューを通して感じていたところでした。
確かに他人の知らないところで努力して成果を上げられるのはカッコイイのですが、せっかく私たちは同じ会社にいるので、もっともっとオープンになって、チームワークを高められたら良いんじゃないかなと思っていたところなのです。
今は部署ごとにフロアが分かれてしまっていてなかなか顔を合わせないメンバーもいるような状況なので「あの人はこんなことを考えていたのね～」と、意外と社内でもこのシリーズが読まれていることに驚いています。
この研修を通して、「初めて知った！」と気づきがあった人、研修を受けるまで「周りに助けてもらう前にまず自分で考えなくちゃ」と1人で頑張ってきた人、研修を受けて「自分の考えは間違っていなかったな」と思った人、色んな感想を抱いた人がいました。
今後も研修内容はもちろん、他にも良い学びがあったらぜひ周りにシェアしていってくださいね！
また、社外の方々に向けても、弊社の雰囲気がよく伝わるシリーズになっているのではないかと思います。
この記事をご覧の方で、もしエルプランニングの求人情報にご興味を持たれた方がいらっしゃいましたら、ぜひ応募をご検討くださいませ！
次回のテーマは「情報収集の基礎」です。
以前も触れた「得意分野」を掘り下げ、増やし、どうモノにしていけばよいかという具体的な話に入っていきます。
良い情報をお客様に提供することで、信頼される人になろうというお話もすでにしていただきました。
次回の内容もぜひモノにしていきましょう！
